Los eventos: presentaciones, lanzamientos, conferencias, congresos, ferias, simposios forman parte del funcionamiento habitual de muchas empresas. Te explicamos cómo los certificados externos pueden hacer que sean más rentables.
Todos estos eventos se organizan con objetivos. Puede ser disparar las ventas, ampliar la base de clientes o motivar a la plantilla en torno a la consecución de las metas de la empresa. Los eventos tienen un aspecto productivo y otro de ocio o lúdico. Pero lo que mide la efectividad son los resultados conseguidos.
En un mundo tan digitalizado como el que tenemos, reunir a las personas interesadas en un lugar físico, de forma presencial, marca la diferencia. Permite dirigirnos a las personas de tú a tú, ver sus reacciones y trabajar en un periodo de tiempo concentrado para conseguir que hagan la acción que esperamos de ellos.
Al mismo tiempo mejora las relaciones y facilita la creación de sinergias. Un aspecto social que tiene una correspondencia directa con la producción. Por ejemplo, si una empresa de franquicias reúne a todos sus franquiciados de España durante un fin de semana en Barcelona, los emprendedores de Vigo pueden conocer a los de Cádiz y entre ellos fraguar ideas de negocio que redunden en los beneficios de la empresa madre.
Los eventos redimensionan el trabajo. Si una empresa consigue reunir a cientos de sus clientes potenciales en un lanzamiento que dura un día o dos, logra más resultados en menos tiempo que si estuviera contactándolos uno a uno. La misma presentación que harían para un contacto, lo hacen para cientos. Todo esto con la fuerza que da el hecho de que si el acto sale bien arrastra a más gente. Si los que tenemos al lado compran, nosotros terminamos comprando. Aunque solo sea por la emoción del momento o por no parecer unos huraños.
La primera tarea en la realización de un evento, y una de las más difíciles, es la convocatoria. Es aquí donde los certificados te pueden ayudar. Ya que avisan a los convocados de que están invitados a asistir a un acontecimiento de categoría.
Los eventos que realizan las empresas.
La variedad de tipos de eventos que pueden organizar las empresas es amplísima. Cada tipo de evento es adecuado para alcanzar un objetivo en unas condiciones determinadas. Estos son algunos de los eventos que suelen organizar las empresas:
- Conferencias. Son reuniones más o menos multitudinarias en el que se presenta una o varias charlas impartidas por expertos. Su objetivo es posicionar a la empresa convocante y ganar reputación y liderazgo en su sector.
- Congresos. Estos son eventos parecidos a las conferencias pero con más gente y durante más tiempo. Es normal que se planifique por parte de una organización empresarial o por varias empresas del mismo sector. Con ellos se pretende trabajar las relaciones y explorar las colaboraciones entre empresas y/o profesionales a un nivel superior
- Lanzamientos de producto. Son eventos dirigidos a presentar en público un nuevo producto o servicio. Pueden incluir charlas, demostraciones, presentaciones en vivo. Su intención es posicionar el producto en el mercado y darle un empujón en las ventas.
- Ferias comerciales. Estas son grandes exhibiciones en las que varias empresas de un sector presentan sus productos y novedades ante clientes y competidores. Son perfectas para establecer contactos, ampliar la base de clientes, darse a conocer y aumentar los encargos.
- Seminarios. Este es un tipo de evento que ha ganado gran popularidad en los últimos tiempos, sobre todo en su versión online: los webinars. No debemos olvidar que su origen está en los actos presenciales, que si bien no tienen tanta capacidad de convocatoria, siguen siendo bastante efectivos. Se trata de dar charlas personalizadas dirigidas a una audiencia interesada y destinadas a comercializar un producto.
- Talleres. Este es un evento teórico-práctico bastante interesante, puesto que implica la participación activa de los invitados. Con estos actos se les enseña a los participantes a utilizar un producto o servicio buscando en última instancia su adquisición.
Desde luego existen más eventos de empresas, como cenas corporativas, charlas motivacionales, ruedas de prensa, etc.
El principio de autoridad.
A la hora de convocar un evento, un punto cero es quién lo convoca y qué expertos van a participar en él. Si la empresa que lo organiza tiene reconocimiento en un sector, desde luego, va a atraer a más público interesado.
Un aspecto que el organizador debe cuidar es la calidad de los conferenciantes. Debe preocuparse por invitar a profesionales que sean referentes en el sector. Su popularidad y prestigio es fundamental. La presencia en el acto de un profesional reputado es un argumento suficiente para atraer a personas interesadas al evento.
Imaginemos que queremos organizar un evento sobre marketing digital y hemos conseguido traer a Romuald Fons, uno de los referentes del SEO en nuestro país. Da igual de lo que hable Romuald, mucha gente acudirá al acto solo para ver qué es lo que dice.
La revista Redacción, editada por la Cámara de Comercio de Zaragoza, insiste, además, en que uno de los factores de éxito de un evento es el Feedback. La reacción del público. Si el público responde a nuestros actos durante todo el evento, tendremos muchas posibilidades de conseguir los objetivos.
Esto implica que le dediquemos atención a cada uno de los detalles. Desde el alojamiento y el catering hasta la planificación de los actos. Los asistentes deben sentirse a gusto. Sentir que forman parte del evento. Solo así lograremos alcanzar nuestras metas.
Los resultados obtenidos son el reflejo de que todo lo demás lo hemos hecho bien. El artículo de la revista empresarial se centra en el desarrollo del acontecimiento, pero estamos aún en un punto previo, la convocatoria. Donde hemos visto que el principio de autoridad es fundamental.
Certificar un evento.
Si en cuanto a autoridad y confianza estamos hablando, una acción que podemos llevar a cabo es conseguir que el evento obtenga un certificado. Los certificados son títulos concedidos por empresas independientes que evalúan la planificación y organización del evento y les conceden un distintivo en función de unos requisitos preestablecidos.
Hemos hablado con los creadores de Eventsost, una plataforma digital diseñada por empresas certificadoras, que sobre la base de conocer el plan de un evento les concede el certificado de sostenibilidad. Tal y como ellos nos dicen, un certificado de este tipo ya está avisando a los invitados de que van a acudir a un evento de calidad, respetuoso con el medioambiente. Un sello que refuerza el principio de autoridad y que supone un argumento de convocatoria.
En el certificado de sostenibilidad de eventos, por seguir con el ejemplo, se evalúa que el acontecimiento sea cómodo para los asistentes, teniendo un mínimo impacto sobre la naturaleza. Para concederlo se tiene en cuenta la ubicación del acto, los medios de acceso, el consumo de agua y energía, el sistema de compras, las infraestructuras y el tratamiento de residuos.
Existen más certificados que puede obtener un evento. Como son el Certificado de Gestión de Calidad, el de accesibilidad universal, el Certificado de Igualdad de Género y, en ferias y eventos comerciales, el de Comercio Justo.
El Certificado ISO 9001 (Sistema de Gestión de Calidad) es un certificado ampliamente utilizado en la producción y comercialización de bienes y servicios. Que también se puede conceder a la organización de un evento. En él se valora que el acontecimiento está diseñado para cubrir las expectativas de los invitados y organizadores; y que cuenta con mecanismos suficientes para resolver posibles imprevistos.
En el Certificado de Accesibilidad Universal (UNE 170001) se valora que las instalaciones y servicios están acondicionados para el acceso de personas con movilidad reducida. Eliminando, para ello, las barreras arquitectónicas y adaptando los servicios a personas con cualquier condición física.
Con el Certificado de Igualdad de Género, se manifiesta que el acto promueve la igualdad, sin realizar ningún tipo de discriminación por razones de sexo. Esto implica una representación paritaria de mujeres y hombres en cuanto a los conferenciantes y con respecto a la composición del equipo técnico.
Otro de los certificados que se pueden obtener en los eventos comerciales es el de comercio justo. Un sello que asegura, según la Fundación Seres, un trato adecuado a los productores, eliminando intermediarios y garantizando un beneficio digno por la venta de sus productos. También, con estas prácticas se favorece a comunidades desprotegidas económicamente y se rechazan prácticas de superexplotación laboral.
Los certificados contribuyen a que el número de asistentes a un evento de empresa sea mayor. También para los organizadores implica un mayor nivel de responsabilidad. Deberán demostrar en los hechos aquello que han anunciado cuando indicaban en la convocatoria que tenían tal o cual certificado.
Los certificados para los eventos los conceden las empresas certificadoras en función del plan integral del acontecimiento. De todos modos, si se trata de un evento que ha tenido ediciones anteriores, se puede considerar el desarrollo de las mismas y, sobre todo, las medidas adoptadas para suplir los errores.
Si tu empresa está pensando en organizar un evento, que obtenga un certificado es una acción a tener en cuenta.
